Si crees que la digitalización es solo para las grandes empresas o para startups tecnológicas, la historia de uno de nuestros clientes., una pyme industrial de Toledo, te hará cambiar de idea.
Durante años, esta empresa familiar gestionaba pedidos, proyectos y almacén… con libretas, hojas sueltas y llamadas. Así funcionaba todo: desde las entregas al cliente, hasta la gestión de materiales y el registro de incidencias.
En palabras de Juan, gerente de la empresa:
«Siempre hemos trabajado así. Al principio funcionaba porque éramos pocos, pero en cuanto empezamos a crecer, las cosas empezaron a descontrolarse.»
El punto de inflexión: cuando la libreta se convierte en un lastre
Todo estalló en plena campaña de primavera de 2022.
Pedidos duplicados, otros sin entregar, materiales perdidos en el almacén y clientes quejándose por retrasos.
«Había días que no sabíamos ni qué habíamos enviado ni qué faltaba. Se perdía mucho tiempo buscando información o llamando a cada empleado. Tuvimos reclamaciones serias y hasta algún cliente de toda la vida nos avisó de que se iba a buscar otra empresa.»
Así lo resume María, responsable administrativa.
La situación generó no solo pérdidas económicas, sino un clima de estrés y desconfianza dentro del equipo. El miedo a dar el salto a lo digital era grande:
- «¿Y si no nos adaptamos?»
- «¿Será muy caro?»
- «¿Perderemos el control?»
- «¿Tendremos que parar la producción para aprender un sistema nuevo?»
El primer intento fallido (y el aprendizaje que cambió la mentalidad)
Como muchas pymes, el primer paso fue buscar una “solución rápida y barata”: una plantilla de gestión online prometida por una agencia que no conocía su sector.
El resultado:
- El sistema no se adaptaba a los procesos de nuestro cliente.
- Nadie les acompañó en la puesta en marcha.
- Pronto volvieron a las libretas y a la desconfianza en “la informática”.
«Nos dimos cuenta de que no necesitábamos tecnología genérica, sino un socio que entendiera cómo funcionaba nuestro negocio y que estuviera a nuestro lado durante el cambio.»
La transformación: del miedo a la nube, paso a paso
Tras investigar y hablar con otras empresas, confiaron en Empresas de Toledo para dar el salto, pero con una condición clave:
«No queremos una revolución, sino que nos ayudes a evolucionar. Que la tecnología se adapte a nosotros, y no al revés.»
El proceso fue gradual y acompañando al equipo en cada paso:
- Diagnóstico inicial y escucha activa
- Se mapearon todos los procesos: gestión de pedidos, control de almacén, seguimiento de proyectos, incidencias, documentación.
- Se identificaron los mayores cuellos de botella y puntos de dolor.
- Implantación de una intranet a medida en la nube
- Centralización de pedidos y proyectos en un sistema sencillo, accesible desde cualquier dispositivo.
- Digitalización de albaranes, inventario y fichas de clientes.
- Creación de flujos de trabajo adaptados al día a día de la empresa.
- Integración con correo electrónico para recibir avisos automáticos y alertas.
- Formación y acompañamiento real
- Capacitaciones breves y prácticas, con soporte directo para cada usuario.
- Ajustes continuos según feedback del equipo (“esto lo hacíamos mejor en papel, ¿se puede adaptar?”).
- Prueba piloto antes de implantar a toda la empresa
- Se digitalizó primero un área de negocio para ganar confianza y pulir errores.
- “No era perfecto al principio, pero ver que funcionaba nos animó al resto.”
Los resultados: datos, testimonios y el salto de calidad
Un año después de abandonar la libreta, nuestro cliente ha conseguido:
- Reducción del 85% de los errores en pedidos y entregas.
- Ahorro de más de 400 horas administrativas al año (el equivalente a más de dos meses de trabajo).
- Mejora radical en la satisfacción del cliente:
- El tiempo de respuesta a incidencias pasó de 2 días a menos de 4 horas.
- Visión global y en tiempo real:
- Juan, el gerente, puede ver desde su móvil qué proyectos están en curso, el estado del almacén y los indicadores clave de negocio.
- Aumento del 22% en la facturación respecto al año anterior, gracias a la capacidad de asumir más pedidos sin perder el control.
Testimonio de Juan:
«Pensaba que la digitalización nos iba a complicar la vida, pero ahora no puedo imaginar volver atrás. La tranquilidad de saber que todo está controlado y que cada persona sabe lo que tiene que hacer no tiene precio.
Hemos ganado clientes nuevos y, sobre todo, confianza como equipo. La nube nos ha unido más de lo que pensaba.»
Errores y aprendizajes: por qué no todos los caminos digitales son iguales
- No busques soluciones universales: la primera intentona fracasó porque nadie se molestó en entender el día a día de la empresa.
- El acompañamiento es clave: la tecnología solo funciona cuando el proveedor está cerca, escucha y adapta.
- Formar y motivar al equipo: el mayor cambio no es el software, sino las personas. Dedicar tiempo a explicar y a ajustar es una inversión, no un gasto.
- La nube es solo una herramienta: lo importante es el proceso y la mentalidad, no la herramienta en sí.
De la libreta a la nube, con sentido y sin perder el control
La historia de este cliente demuestra que la digitalización no es un salto al vacío, sino una evolución controlada, hecha a medida y acompañada por expertos.
¿Eres de los que aún piensa que tu empresa es “demasiado pequeña” para la nube?
Quizá lo que te falta no es tecnología, sino un socio de verdad que te ayude a transformar el miedo en oportunidad.
¿Listo para dejar atrás la libreta y empezar a liderar en tu sector? Hablemos. La nube puede ser tu mejor aliada.